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QM-System im Firmen-Wiki
Optimale Verbindung von Wissens- und Qualitätsmanagement
Die Ressource Wissen ist zu einer wichtigen Größe für Unternehmen geworden. Das Thema Wissensmanagement ist die Basis für beständigen Unternehmenserfolg und zeigt sich an vielen Stellen:
- impliziertes Wissen der eigenen Mitarbeiter nutzen und kollaborativ arbeiten
- Interne Knowledge Base und Kommunikation im Firmenintranet
- Sicherung von Abläufen z.B. Vertreterregelung / Nachfolgeregelungen
Wir sind ISO 9001 Auditoren und kennen die Anforderungen an eine Dokumentation zur ISO 9001 Zertifizierung. Wir beraten Sie gerne, wie die Dokumentation auch mit einem Firmen-Wiki ideal umgesetzt werden kann. Ihre Mitarbeiter können direkt ändern oder Kommentare geben, über Workflows durch Stationen, bis hin zur QMB/GF Freigabe, verbleiben die angepassten Dokumente als Entwurfsstatus im Hintergrund. Das aktuell freigegebene Dokument bleibt immer präsent und wird danach erst automatisch revisioniert, ein Workflow entlastet somit auch Ihren QMB.
Ausgewählte Screen-Shots für einen ersten Einblick [HIER]
Unsere Umsetzung QM-Wiki finden Sie [HIER]
Bei der Nutzung von Web-2.0 Technologien spielt die aktive Beteiligung der Nutzer, in dem Fall Ihre Mitarbeiter, eine entscheidende Rolle. Bei einem Firmen-Wiki handelt es sich je nach Anforderungen um eine freie bzw. kostengünstige Software, die intuitiv bedienbar und leicht erlernbar ist. Durch verschiedene Interaktionsmöglichkeiten, wie Kommentieren, Diskutieren, Bookmarken, kann jeder aktiv am System mitwirken, je nach Nutzerrrechten auch nur innerhalb der Firma.
Damit wird höchste Aktualität des Systems ebenso unterstützt, wie die Akzeptanz der Mitarbeiter - Grundvoraussetzung auch für das "Leben eines QM-Wiki". Über RSS und Blogs können Ihre Mitarbeiter aktuelle Themen z.B. Ihrer Kunden verfolgen.
Ein QM-Wiki bietet hervorragende Möglichkeiten für ein Qualitätsmanagementsystem, um dieses zu verwalten, weiter zu entwickeln und unternehmensweit zu leben. Workflows werden in einigen Wikis direkt abgebildet. Auch alle verlinkten Ablaufgrafiken können ideal aus dem Wiki kommen und müssen nicht außen erstellt und hochgeladen werden.
Aufgrund der Flexibilität, Vielfalt und nicht zuletzt der günstigen Anschaffung und Wartung kann ein QM-Wiki in jedem Unternehmen eingeführt werden und eignet sich ebenso für KMU, wie für Konzerne.
Im Rahmen des M4-Förderprogramms der ILB werden beispielsweise kleine und mittlere Unternehmen gefördert, die ihren Hauptsitz oder eine Zweigniederlassung in Brandenburg haben, mit dem Ziel deren Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.
Wir beraten Sie gerne zu Installation / Aufbau und Nutzung von QM-Wikis. Als Basis können Confluence, Media Wiki und weitere dienen.
Vorteile eines QM-Wikis:
- Einfache Gliederung und ausgereifte Suchfunktion für alle Inhalte
-> ermöglichen schnelles Navigieren und Zugriff auf die benötigten Informationen. Häufig benötigte Wiki-Seiten können in der persönlichen Wissensablage gespeichert werden.
- Änderungen werden automatisch revisioniert
-> Gerade für QM-Systeme besteht ein wesentlicher Vorteil darin, dass alle Bearbeitungsstände mit Datum/Uhrzeit und Autor gespeichert werden, wodurch auch die notwendige Transparenz zur Änderung der Inhalte gegeben ist.
- Verlinkungsmöglichkeiten
-> Zu jeder Prozessbeschreibung können die mitgeltenden Unterlagen, Vorlagen, Unterprozesse und weitere zugehörige Informationen geordnet / verlinkt werden.
- Freigaben durch PDF-Export
-> Jede Wiki-Seite kann per Knopfdruck in ein PDF-Dokument exportiert werden. Elektronische Signaturen können gesetzt werden und letztlich wird das gezeichnete oder signierte PDF-Dokument an die entsprechende Stelle im Wiki angehängt.
- Notwendige Sicherheit des QM-Wiki
-> Klare Regelungen hinsichtlich firmeninterner Nutzung, personenbezogener Nutzerrechte, Zugangskontrolle, weiterhin Einschränkung des IP-Nummern-Kreises und verschlüsselte Verbindung usw.
- Entlastung Ihres QMB
-> Ihre Mitarbeiter können Ideen / Aktualisierungen direkt einpflegen, über automatisierte Workflows bleibt die freigegebene, zertifizierte Version bis zur erneuten QMB/GF Freigabe für alle anderen präsent. Eine Übersicht über laufende Entwürfe schafft Klarheit, automatisierte E-Mail Erinnerungen "Dokument xy wartet auf Freigabe" können leicht eingabaut werden.
Weitere Themen sind integrierbar:
- Vorschlagswesen/Maßnahmendatenbank
- Terminkoordination von Firmenveranstaltungen
- Verwaltung von Kontakten
- Fehler und Reklamationsbearbeitung
- Kundenfeedback etc.
Profitieren Sie vom vernetzten Wissen Ihrer Mitarbeiter und verbinden Sie es in Ihrem Unternehmen auf eine moderne Art mit Qualitätsmanagement!
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